৬. তথ্য সংরক্ষণ ও নথি তৈরি

• ডিসপেন্সিংকৃত সকল ওষুধ বিশেষ করে Antibiotic ওষধের তথ্য ঔষধ প্রশাসন অধিদপ্তর কর্তৃক অনুমোদিত রেজিস্টারে লিখে রাখতে হবে;
• ডিসপেন্সিংকৃত প্রতিটি প্রেসক্রিপশন/ব্যবস্থাপত্রের জন্য নিম্নলিখিত তথ্য সংরক্ষণ করতে হবে-

(ক) প্রতিটি এন্ট্রির ক্রমিক নম্বর;

(খ) বিক্রির তারিখ;

(গ) প্রেসক্রিপশনকারীর নাম/কোড নম্বর ও ঠিকানা;

(ঘ) রোগীর নাম ও যে কারনে প্রেসক্রিপশন লেখা হয়েছে সেই তথ্য (যদি জানা থাকে)

(ঙ) ওষুধের নাম ও সরবরাহকৃত ওষুধের পরিমাণ;

• Prescription only ও Over-the-Counter (OTC) সকল ওষুধ সরবরাহকারী/উৎপাদক থেকে ক্রয়ের রশিদ ও চালানসমূহ মডেল মেডিসিন শপে সংরক্ষণ করতে হবে। এই রশিদ ও চালানসমূহের কপি মডেল মেডিসিন শপে কমপক্ষে ২ বছর সংরক্ষণ করতে হবে;
• ওষুধ ক্রয়ের তথ্য সংরক্ষণের জন্য একটি রেজিস্টার থাকবে যাতে কমপক্ষে নিম্নোক্ত তথ্যগুলো থাকবে-

(ক) সরবরাহকারীর নাম; 

(খ) ক্রয়ের তারিখ;

(গ) ওষুধের নাম ও পরিমাণ;

(ঘ) উৎপাদনকারীর নাম, ব্যাচ নম্বর ও মেয়াদোত্তীর্ণের তারিখ;

• মেয়াদোত্তীর্ণ ওষুধের তথ্য অবশ্যই সংরক্ষণ করতে হবে;
• প্রতিটি মডেল মেডিসিন শপে ঔষধ প্রশাসন অধিদপ্তর, স্বাস্থ্য ও পরিবার কল্যাণ মন্ত্রণালয় বা অন্যান্য নিয়ন্ত্রণকারী কর্তৃপক্ষ থেকে প্রাপ্ত চিঠিপত্রের (যেমন- ওষুধ প্রত্যাহারের নোটিশ) একটি নথি অবশ্যই সংরক্ষণ করতে হবে;
• মডেল মেডিসিন শপে অবশ্যই সকল পরিদর্শনের নথি সংরক্ষণ করতে হবে;
• ফার্মাকোভিজিলেন্সের অংশ হিসাবে মডেল মেডিসিন শপে অবশ্যই ঔষধ প্রশাসন অধিদপ্তর কর্তৃক অনুমোদিত ওষুধের বিরূপ প্রতিক্রিয়া ফর্ম (ADR Reporting Form) সংরক্ষণ করতে হবে এবং ওষুধের বিরূপ প্রতিক্রিয়া (ADR) সম্পর্কে ওষুধ প্রশাসন অধিদপ্তরকে নিয়মিত জানাতে হবে।